La primera reunión que tuve con un cliente que venía de una mala experiencia duró cuarenta minutos, y en treinta y cinco solo hablamos de una cosa: nadie le había explicado nunca qué papel recibía de su despacho de arquitectos en cada momento ni por qué pagaba lo que pagaba. Traía una carpeta con cuatro planos, un presupuesto de constructor de 2021 y ninguna licencia. Llevaba veintidós meses parado.
¿Y si el problema casi nunca es el diseño? En los encargos que hemos sacado adelante desde 2013, las obras que se descarrilan lo hacen por desalineación de expectativas en las etapas intermedias, no por un mal croquis. El dibujo bonito llega pronto. Lo que llega tarde, y mal explicado, es la cadena de documentos técnicos, visados, licencias y certificaciones que convierte ese dibujo en algo construible, algo que entenderás mejor si conoces el proceso de trabajo con un estudio de arquitectura desde el principio.
Lo que viene a continuación es el recorrido real de un encargo, fase por fase: qué se entrega, cuánto tarda cada tramo, cuándo se factura y en qué punto exacto tu intervención como cliente cambia el resultado final.
La llamada inicial: qué se decide antes de firmar nada
Trabajar con un despacho de arquitectos consiste en recorrer seis etapas encadenadas: contacto y toma de datos, visita al emplazamiento, anteproyecto, proyecto básico para licencia, proyecto de ejecución para construir y dirección de obra hasta la entrega. Cada etapa genera un documento propio y un hito de pago propio.
Mira, lo que pasa es que esa primera conversación no es comercial, aunque lo parezca. Es técnica. En unos veinte minutos un arquitecto con oficio puede decirte si lo que tienes en la cabeza cabe en tu solar, en tu normativa y en tu bolsillo. Y si no cabe, decírtelo ahí mismo ahorra meses.
Nosotros registramos tres datos en esa llamada: superficie construida objetivo, horquilla de inversión total y fecha deseada de entrada. Con esos tres números ya se puede calcular un coste por metro cuadrado implícito. Si el resultado sale por debajo de los 950 €/m² en vivienda unifamiliar de nueva planta, la conversación cambia de tema: no hablamos de estilo, hablamos de reducir programa.
¿Te presentan un precio de honorarios en esa misma llamada? Desconfía un poco. No porque sea imposible, sino porque un encargo sin visita previa se presupuesta con una banda de error del 30% largo, y esa incertidumbre acaba apareciendo después en forma de extras.
Qué información necesita el arquitecto de ti el primer día
Hay exactamente cinco documentos que aceleran todo el arranque y que casi nadie trae a la primera cita:
- Nota simple del Registro de la Propiedad
- Referencia catastral del inmueble o parcela
- Escritura o nota de linderos
- Planos antiguos, aunque sean malos
- Certificado de las compañías de suministro, si existe
Con esa carpeta completa, la toma de datos baja de tres semanas a ocho o nueve días. Sin ella, el técnico pide la información a los organismos y ahí ya no manda nadie: el Catastro responde rápido, el Registro va a su ritmo y algunos ayuntamientos pequeños tardan un mes en darte una simple consulta urbanística por escrito.
Visita al solar o al inmueble: lo que condiciona todo lo demás
Recuerdo un solar en la sierra que sobre plano era perfecto: 820 m², orientación sur limpia, acceso por vía pavimentada. Subí a verlo un martes de febrero y a las once de la mañana la parcela estaba en sombra completa por una ladera que el plano topográfico del vendedor, casualmente, no reflejaba con precisión. Toda la estrategia pasiva que llevaba pensada se cayó esa mañana.
¿Qué se mide en esa visita? Cotas reales frente a cotas registrales, pendiente efectiva, arbolado protegido, servidumbres visibles, estado de medianeras y, en rehabilitación, catas de forjado. En vivienda existente levantamos planos con medición láser y tolerancia de ±2 cm, porque en edificios anteriores a 1970 la diferencia entre la escritura y la realidad construida ronda el 4-6% de superficie. Esa desviación puede costarte un baño entero.
Aquí está el quid: la visita no es un trámite de cortesía. Es el momento en que el encargo pasa de hipótesis a dato. Un despacho que te propone una primera propuesta sin haber pisado el emplazamiento está dibujando sobre una ficción, y lo vas a descubrir el día que el topógrafo entregue su levantamiento.
Si quieres entender mejor el reparto de competencias técnicas y legales antes de contratar a nadie, lo desarrollamos en detalle en la guía sobre qué hace exactamente un arquitecto, con el detalle de cada responsabilidad legal. Conviene leerla antes de la primera reunión, no después.
Del croquis al anteproyecto: cómo se cocina una primera propuesta
¿Qué es un anteproyecto en arquitectura?
Un anteproyecto es la fase previa en la que se fija la idea y se comprueba su viabilidad antes de redactar la documentación definitiva. Define distribución, volumen y superficies, pero no entra en cálculo ni en construcción. Es el documento con el que decides si sigues o paras.
Entre la visita y esa primera propuesta formal pasan, en nuestro caso, entre tres y cinco semanas. No son cinco semanas de dibujo. Son dos de análisis normativo, una de generación de alternativas y el resto de descarte interno. De cada cinco esquemas que nacen en el estudio, uno llega a la mesa del cliente.
¿Por qué no se muestran los cuatro descartados? Durante años lo hice. Pensaba que enseñar todo el abanico demostraba trabajo y daba libertad de elección. Lo que ocurría en realidad era otra cosa: el cliente se enamoraba de un esquema que nosotros habíamos descartado por un motivo técnico serio (un retranqueo imposible, una luz estructural que disparaba el coste un 18%) y luego había que desmontárselo. Ahora presentamos una propuesta principal y una variante, con los motivos del descarte escritos en una hoja aparte. Funciona mucho mejor.
El formato es variable porque esta etapa no está regulada, y ahí empieza la confusión. No hay un contenido mínimo legal, a diferencia del documento de ejecución. Cada despacho entrega lo que considera.
Lo que sí debería contener siempre: plantas acotadas a escala, alzados, dos secciones, cuadro de superficies útiles y construidas, justificación urbanística básica y una estimación de coste con margen declarado. Si falta el cuadro de superficies, no es un anteproyecto: es un dibujo.
Total, que este entregable sostiene la decisión más cara del encargo: seguir o parar. Y se cobra en torno al 15-20% de los honorarios totales, precisamente porque es el punto natural de salida si la cosa no encaja.
Qué incluye realmente un anteproyecto y qué no
No incluye cálculo de estructura, ni dimensionado de instalaciones, ni mediciones detalladas, ni pliego de condiciones. Tampoco sirve para pedir licencia en la mayoría de municipios españoles. Y, esto sorprende a casi todos, con este documento ningún constructor serio te dará un precio cerrado. Te dará una estimación con una banda del 20-25%.
Las imágenes 3D que acompañan la propuesta son, seamos honestos, una herramienta de comunicación y no un entregable técnico. Son útiles. También son el motivo por el que mucha gente cree que todo está casi terminado cuando en realidad el desarrollo documental va al 12%.
Cuántas rondas de cambios son razonables
Dos rondas es el estándar razonable, y así lo escribimos en la hoja de encargo. La primera suele reordenar el programa: mover un dormitorio, cambiar el acceso, girar la cocina. La segunda afina.
¿Aparece una tercera ronda que vuelve a cuestionar la distribución general? El problema no es el diseño: es que el programa inicial estaba mal definido y hay que volver atrás. A partir de la tercera modificación sustancial facturamos por horas, con tarifa declarada desde el primer día. En nuestros últimos dieciocho encargos de vivienda, solo tres pasaron de dos rondas.
Proyecto básico y proyecto de ejecución: la diferencia que casi nadie explica
El básico responde a una pregunta administrativa: ¿es legal lo que quieres construir? El de ejecución responde a una pregunta constructiva: ¿cómo se construye exactamente? Son dos documentos distintos, con contenidos distintos, y el Código Técnico de la Edificación los separa en su parte I.
Con el primero se solicita la licencia. Define superficies, usos, volumen, cumplimiento de ordenanzas y justificación normativa básica. Sin el segundo no se puede empezar a construir legalmente, porque es el que contiene cálculo de estructura, instalaciones dimensionadas, detalles constructivos a escala 1:20 o 1:10, mediciones, presupuesto y pliego de condiciones.
¿Cuáles son las fases de un proyecto de arquitectura?
Son seis, cada una con su entregable concreto:
- Toma de datos – informe de viabilidad y hoja de encargo
- Visita y levantamiento – planos del estado actual y topografía
- Anteproyecto – plantas, alzados, secciones y cuadro de superficies
- Proyecto básico – expediente para solicitar licencia
- Proyecto de ejecución – planos de detalle, mediciones y pliego
- Dirección de obra – actas de visita, certificaciones y certificado final
| Documento | Para qué sirve | Quién lo exige | Plazo de redacción | % honorarios |
|---|---|---|---|---|
| Anteproyecto | Decidir y estimar coste | Nadie: es voluntario | 3-5 semanas | 15-20% |
| Proyecto básico | Solicitar licencia | Ayuntamiento | 4-8 semanas | 20-25% |
| Proyecto de ejecución | Construir y contratar | Ayuntamiento y constructor | 8-14 semanas | 25-30% |
| Dirección de obra | Ejecutar y certificar | Ley de Ordenación de la Edificación | Duración de la obra | 25-35% |
Grosso modo, el documento ejecutivo de una unifamiliar de 200 m² ocupa entre 180 y 320 páginas y unos 45-70 planos. El básico de ese mismo encargo ronda las 60 páginas y 14 planos. Esa proporción explica por qué la etapa de ejecución es la que más tiempo consume y la que menos se ve.
¿Qué documentos entrega un arquitecto al cliente?
Seis entregables cerrados, uno por etapa: informe de viabilidad, planos del estado actual, anteproyecto, expediente de licencia, documentación ejecutiva completa y, al final, certificado final acompañado de las actas de visita. Todos deben figurar nombrados uno a uno en la hoja de encargo.
Visado colegial y licencia de obra: tiempos de espera reales
El visado colegial, cuando es exigible o voluntario, se resuelve en 5-10 días hábiles. La licencia es otra historia completamente. En municipios con declaración responsable para intervenciones menores puedes empezar en 15 días; en licencia ordinaria mayor, la horquilla real que hemos medido va de los 3 a los 11 meses según ayuntamiento.
¿Puede hacer algo el arquitecto para acortarlo? Poco, y conviene que te lo digan claro. Lo que sí evita retrasos es presentar el expediente completo a la primera: en torno a la mitad de los requerimientos municipales que recibimos son por documentación formal incompleta, no por reparos de fondo. Cada requerimiento añade entre 4 y 10 semanas al calendario.
Mientras el expediente duerme en el ayuntamiento, el estudio sigue redactando la documentación ejecutiva. Esa simultaneidad es lo que permite arrancar la semana siguiente a la concesión y no tres meses después.
Cómo se encaja el presupuesto del constructor con el proyecto
Aquí está la articulación que se rompe más veces. El presupuesto que acompaña a la documentación técnica es un presupuesto de referencia: mediciones reales con precios de base de datos del sector. El del constructor es una oferta de mercado. Entre ambos hay una desviación que, en 2024, nos ha salido de media en un 9% al alza.
Lo razonable es pedir tres ofertas sobre el mismo expediente ejecutivo y el mismo pliego. Si cada constructor presupuesta sobre su propia interpretación de un croquis preliminar, no estás comparando precios: estás comparando adivinanzas. Las diferencias que aparecen entonces llegan al 35-40% y no significan nada.
Nosotros entregamos al cliente un cuadro comparativo por capítulos (estructura, cubierta, carpintería, instalaciones, acabados) en lugar de un total. La oferta más baja suele serlo porque falta un capítulo, no porque el constructor sea más eficiente. En el último comparativo que hicimos, la diferencia entre la oferta más económica y la más cara se concentraba en un 71% en el capítulo de instalaciones.
¿Y si el presupuesto más ajustado se va un 20% por encima de tu techo? No hay magia: se reduce superficie, se baja nivel de acabado o se fasea la ejecución. Las tres son decisiones del cliente, y el papel del técnico es cuantificar cada opción, no elegir por ti.
Dirección de obra: en qué cambia la relación cuando empieza a construirse
¿Qué incluye la dirección de obra y en qué consiste la gestión de obras?
Incluye supervisión periódica de la ejecución con acta escrita, revisión y firma de las certificaciones mensuales, resolución de modificados, gestión de riesgos durante la construcción y emisión del certificado final. Es una competencia distinta del diseño y se contrata y factura por separado.
El día del acta de replanteo la relación se transforma. Hasta ahí el arquitecto trabajaba para ti produciendo documentos; desde ahí trabaja interpretándolos frente a un tercero que tiene intereses propios y legítimos. Dejas de ser el único interlocutor.
¿Cada cuánto se visita el tajo? Depende del contrato, y conviene que figure por escrito. Nuestro estándar en vivienda unifamiliar es una visita semanal durante estructura y cerramiento, y quincenal en acabados, con acta de cada una. En intervenciones de más de 1.500 m² subimos a dos visitas semanales.
Una limitación que nunca escondemos: esto no es control de calidad continuo. Es supervisión periódica. Si quieres a alguien permanentemente en el tajo, eso se llama de otra manera y se contrata aparte.
Certificaciones mensuales, modificados e imprevistos
Cada mes el constructor emite una certificación con lo ejecutado y el técnico la revisa, la ajusta y la firma. Es el documento que autoriza el pago. En nuestro caso rebajamos cifras en aproximadamente un tercio de las certificaciones que nos llegan, normalmente por unidades iniciadas que se presentan como terminadas.
Los imprevistos aparecen. En rehabilitación, siempre. Mi recomendación, que repito en cada hoja de encargo, es reservar un 8-12% del presupuesto como partida de contingencia que el cliente controla. Si no aparece el imprevisto, te lo quedas. Si aparece, no se paran los trabajos tres semanas buscando financiación extra.
Entregables, honorarios y plazos: cómo leer una hoja de encargo
Una hoja de encargo de dos páginas no es sospechosa por corta, sino por vaga. Lo que importa no es la extensión: es que aparezcan cinco cosas concretas y medibles.
- Alcance por etapas con entregables nombrados uno a uno
- Número de rondas de cambios incluidas
- Calendario con plazos por etapa y exclusión expresa de plazos administrativos
- Hitos de facturación ligados a entrega de documento, no a fechas
- Qué servicios quedan fuera: topografía, geotecnia, estudio de seguridad, control de calidad
Vamos, que ese último punto es el que genera más fricción. Topografía, geotecnia y control de calidad son habitualmente externos y los paga el promotor directamente. En una vivienda de 200 m² suman entre 2.400 y 4.000 € adicionales que nadie incluye en los honorarios de arquitectura y que luego aparecen como sorpresa.
¿Cuánto cobra un estudio de arquitectura por un proyecto?
La horquilla habitual en obra nueva residencial se mueve en torno al 8-12% del coste de ejecución para el encargo completo, proyecto más dirección, y sube en rehabilitación por la carga de trabajo imprevisible. Están liberalizados en España desde 1997: no existen tarifas oficiales, y cualquiera que te diga que cobra “lo que marca el colegio” está citando un documento derogado.
¿Tu encargo está en la capital? Entonces el factor municipal pesa tanto como el técnico: cada distrito tramita con ritmos distintos y conviene preguntarlo antes de firmar nada, algo que puedes plantear directamente a nuestro equipo de arquitectos en Madrid indicando la dirección exacta del inmueble. La respuesta sobre plazos cambia bastante según el barrio concreto.
Qué resultados cambian cuando el cliente participa bien en cada fase
Durante bastante tiempo creí que un cliente muy implicado alargaba los plazos. Lo asumía como coste inevitable de trabajar bien. Al revisar los encargos cerrados entre 2019 y 2024 el patrón era justo el contrario: aquellos donde el promotor respondía en menos de 72 horas a cada consulta se cerraron de media 7 semanas antes que los que tardaban dos semanas en decidir. No era implicación lo que frenaba: era latencia.
Participar bien significa tres cosas concretas. Decidir con información en los puntos de decisión, no entre ellos. Dar prioridades por escrito, especificando qué cae primero si hay que recortar. Y asistir a las visitas de los hitos críticos: replanteo, estructura terminada, cerramiento y primera prueba de instalaciones.
Lo que de verdad decide la partida no es la calidad del dibujo inicial. Es que cada documento llegue a tiempo, que cada decisión se tome en su etapa y que nadie descubra en el mes catorce que había un papel pendiente desde el mes tres. Todo lo demás es ejecución.
